Quản lý hàng tồn kho trong giao nhận vận tải là gì

Quản lý hàng tồn kho trong giao nhận vận tải là gì

 

Quản lý hàng tồn kho hiệu quả chính là người hùng thầm lặng của các hoạt động kinh doanh thành công, dù là trong thế giới bán lẻ nhộn nhịp hay trong các quy trình sản xuất có hệ thống.

Đây là thành phần quan trọng có thể quyết định khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng, quản lý dòng tiền và duy trì lợi thế cạnh tranh của công ty.

Theo báo cáo của Liên đoàn Bán lẻ Quốc gia, ngành bán lẻ mất gần 50 tỷ đô la mỗi năm do tình trạng hao hụt hàng tồn kho, một vấn đề mà quản lý hàng tồn kho hiệu quả có thể giảm thiểu

 

 

Bằng cách tận dụng dữ liệu và hệ thống quản lý hàng tồn kho hiện đại, doanh nghiệp có thể đảm bảo mức tồn kho được tối ưu hóa, lượng hàng tồn kho dư thừa được giảm thiểu và chi phí tồn kho được kiểm soát.

 

Khía cạnh cơ bản này của quản lý chuỗi cung ứng ảnh hưởng đến bảng cân đối kế toán và tác động đến sự hài lòng của khách hàng cũng như tính linh hoạt của doanh nghiệp.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ các định nghĩa về quản lý hàng tồn kho, giải thích ý nghĩa của quản lý hàng tồn kho, đưa ra ví dụ về hàng tồn kho và thảo luận về mối quan hệ giữa quản lý hàng tồn kho với cả hậu cần đầu vào và đầu ra.

 

ĐỊNH NGHĨA QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO

Quản lý hàng tồn kho đề cập đến việc đặt hàng, lưu trữ, sử dụng và bán hàng tồn kho của công ty. Điều này bao gồm quản lý nguyên liệu thô, thành phần, thành phẩm, kho bãi và xử lý các mặt hàng đó.

Ngành công nghiệp ô tô và chăm sóc sức khỏe dựa vào quản lý hàng tồn kho hiệu quả để hợp lý hóa quy trình sản xuất và giảm tình trạng trì hoãn. Theo truyền thống, quản lý hàng tồn kho là một quy trình thủ công.

 

Tuy nhiên, ngày nay nó đã phát triển thành một hệ thống quản lý hàng tồn kho tinh vi tích hợp với hậu cần chuỗi cung ứng, nhờ vào những tiến bộ trong công nghệ như hệ thống Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) và phần mềm quản lý hàng tồn kho. Các công cụ này cung cấp dữ liệu thời gian thực mà các doanh nghiệp sử dụng để dự báo, lập kế hoạch và thực hiện hiệu quả các quy trình quản lý hàng tồn kho của họ.

 

ƯU ĐIỂM CỦA QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO VÀ CHUỖI CUNG ỨNG

Lợi ích của quản lý hàng tồn kho hợp lý là rất nhiều. Trước hết, nó cho phép các doanh nghiệp có đúng sản phẩm có sẵn vào đúng thời điểm, điều này rất quan trọng để đáp ứng đơn đặt hàng của khách hàng và duy trì các kênh bán hàng vững chắc. Điều này đặc biệt quan trọng đối với quy trình hậu cần đầu vào.

Quản lý hàng tồn kho tốt có thể dẫn đến doanh thu hàng tồn kho tốt hơn, đảm bảo sản phẩm mới và phù hợp, điều này đặc biệt quan trọng trong các ngành có vòng đời sản phẩm nhanh như thời trang hoặc công nghệ.

Ngoài ra, quản lý hàng tồn kho hiệu quả còn giúp giảm chi phí bằng cách giảm nhu cầu tồn kho dư thừa và lưu trữ hàng tồn kho, vốn có thể làm cạn kiệt nguồn lực và vốn nếu không được quản lý phù hợp.

 

GIẢI THÍCH VỀ HÀNG TỒN KHO VS. HÀNG TỒN KHO

Mặc dù thường được sử dụng thay thế cho nhau, hàng tồn kho và hàng tồn kho vẫn có sự khác biệt tinh tế.

Hàng tồn kho không chỉ bao gồm các sản phẩm có sẵn để bán (hàng tồn kho); mà còn bao gồm nguyên liệu thô, các mặt hàng đang sản xuất và tất cả các thành phần liên quan đến quá trình sản xuất.

Việc hiểu được sắc thái này rất quan trọng vì nó ảnh hưởng đến cách các doanh nghiệp lập kế hoạch hậu cần, mua sắm và quản lý mức tồn kho trên toàn bộ chuỗi cung ứng.

 

ĐẾM HÀNG TỒN KHO

Kiểm kê hàng tồn kho hoặc lập danh sách thực tế là nhiệm vụ quan trọng để xác nhận số lượng và tình trạng của các mặt hàng trong tay. Đây là quy trình cơ bản cung cấp thông tin cho báo cáo tài chính, dự báo hàng tồn kho và lập kế hoạch chuỗi cung ứng.

Việc đếm chính xác là điều cần thiết để duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu hàng tồn kho, điều này ảnh hưởng đến mọi thứ từ quản lý đơn hàng đến sự hài lòng của khách hàng. Quy trình này rất quan trọng vào cuối kỳ kế toán để đảm bảo rằng mức tồn kho được báo cáo phản ánh giá trị thực của tài sản mà công ty nắm giữ.

 

CÁC LOẠI PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO

Có một số phương pháp giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc xử lý hàng hóa và vật liệu.

 

QUẢN LÝ ĐÚNG LẮM (JIT)

Quản lý Just-in-Time (JIT) là một chiến lược trong đó hàng tồn kho chỉ được giao khi cần thiết trong quá trình sản xuất, giúp giảm chi phí lưu trữ hàng tồn kho. Có ý nghĩa quan trọng đối với các ngành công nghiệp như sản xuất ô tô, JIT có thể dẫn đến giảm mức tồn kho và chi phí liên quan, thúc đẩy chuỗi cung ứng hiệu quả.

 

LẬP KẾ HOẠCH YÊU CẦU VẬT LIỆU (MRP)

Hệ thống lập kế hoạch nhu cầu vật liệu (MRP) tính toán vật liệu và thành phần cần thiết để sản xuất một sản phẩm. Phương pháp này rất quan trọng đối với các ngành sản xuất, đảm bảo vật liệu có sẵn để sản xuất mà không có tình trạng dư thừa có thể gây lãng phí vốn.

 

SỐ LƯỢNG ĐẶT HÀNG KINH TẾ (EOQ)

Số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ) là công thức được sử dụng để xác định số lượng đặt hàng tối ưu giúp giảm thiểu chi phí tồn kho liên quan đến chi phí lưu kho và đặt hàng. Điều này có ý nghĩa quan trọng trong nhiều ngành công nghiệp khác nhau để duy trì sự cân bằng trong quản lý hàng tồn kho.

 

NGÀY BÁN HÀNG TỒN KHO (DSI)

Số ngày bán hàng tồn kho (DSI) đo lường tốc độ một công ty có thể chuyển hàng tồn kho thành doanh số. DSI thấp hơn cho thấy công ty hiệu quả hơn trong việc bán hết hàng tồn kho. Số liệu này rất quan trọng đối với các nhà bán lẻ để đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho của họ.

 

CÁC VẤN ĐỀ THƯỜNG GẶP TRONG QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO

Mặc dù rất quan trọng, việc quản lý hàng tồn kho cũng tiềm ẩn nhiều thách thức có thể ảnh hưởng đến toàn bộ chuỗi cung ứng và hoạt động hậu cần.

Một vấn đề phổ biến là tồn kho quá mức, gây tắc nghẽn dòng tiền và có thể dẫn đến tồn kho quá mức có thể trở nên lỗi thời hoặc hết hạn. Ngược lại, tồn kho quá ít có nguy cơ hết hàng, dẫn đến chậm trễ trong quá trình sản xuất và khách hàng không hài lòng.

 

CÁC VÍ DỤ NỔI BẬT VỀ QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO

Quản lý hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong các ngành công nghiệp mà sản phẩm có thời hạn sử dụng hạn chế, chẳng hạn như thực phẩm và đồ uống hoặc dược phẩm. Ở đây, điều quan trọng là ngăn ngừa hư hỏng và đảm bảo tuân thủ các quy định về an toàn.

Trong bán lẻ thời trang, việc quản lý hàng tồn kho phải năng động để theo kịp xu hướng thay đổi và nhu cầu theo mùa, điều này rất cần thiết để duy trì độ tươi của hàng tồn kho và giảm trường hợp tồn kho chết.

 

NHƯỢC ĐIỂM CỦA QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO

Mặc dù có nhiều lợi ích, quản lý hàng tồn kho có thể có nhược điểm. Việc lưu trữ hàng tồn kho vốn dĩ liên quan đến chi phí lưu trữ và hàng tồn kho nằm trong kho quá lâu có thể dẫn đến tăng chi phí mà không tạo ra doanh thu.

Hơn nữa, các hệ thống quản lý hàng tồn kho phức tạp có thể tốn kém để triển khai và duy trì, đòi hỏi đầu tư đáng kể về công nghệ và đào tạo. Các hệ thống này đôi khi có thể dẫn đến sự phụ thuộc có thể làm tê liệt hoạt động nếu hệ thống ngừng hoạt động hoặc bị tấn công bởi các mối đe dọa mạng.

 

QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO VÀ PHẦN MỀM

Phần mềm quản lý hàng tồn kho đã cách mạng hóa cách các công ty tiếp cận quy trình kiểm kê của họ. Công nghệ này cho phép theo dõi hàng hóa theo thời gian thực, dự báo hàng tồn kho và lập kế hoạch nhu cầu chính xác hơn.

 

QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO VS. QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG

Trong khi quản lý hàng tồn kho tập trung vào việc giám sát và kiểm soát hàng hóa trong công ty thì quản lý chuỗi cung ứng bao gồm phạm vi rộng hơn, quản lý toàn bộ luồng hàng hóa và vật liệu từ nhà cung cấp đến khách hàng cuối cùng.

 

THEO DÕI HÀNG TỒN KHO VÀ HỆ THỐNG SKU NỘI BỘ

Theo dõi hàng tồn kho thông qua Đơn vị lưu kho nội bộ (SKU) là một phần phức tạp của quản lý hàng tồn kho. SKU giúp doanh nghiệp phân loại và định vị hàng tồn kho nhanh chóng, tạo điều kiện luân chuyển hàng tồn kho nhanh hơn và dữ liệu hàng tồn kho chính xác hơn.

 

DỰ BÁO VÀ KIỂM SOÁT HÀNG TỒN KHO BẰNG PHẦN MỀM

Phần mềm quản lý hàng tồn kho hiện đại thường bao gồm các công cụ dự báo tinh vi sử dụng dữ liệu bán hàng lịch sử, xu hướng theo mùa và các biến số khác để dự đoán nhu cầu trong tương lai. Khả năng dự đoán này giúp doanh nghiệp duy trì mức tồn kho tối ưu, giảm nguy cơ tồn kho quá mức hoặc hết hàng.

 

CÁC LOẠI KỸ THUẬT QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO THÀNH CÔNG

Nhiều doanh nghiệp sử dụng nhiều kỹ thuật quản lý hàng tồn kho khác nhau để duy trì hiệu quả và tiết kiệm chi phí trong việc quản lý lượng hàng tồn kho.

Các phương pháp này được thiết kế riêng để phù hợp với nhu cầu của công ty và bản chất của hàng tồn kho mà công ty nắm giữ.

 

KINH TẾ VÀ SỐ LƯỢNG ĐẶT HÀNG TỐI THIỂU

Số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ) và Số lượng đặt hàng tối thiểu (MOQ) là những khái niệm cơ bản trong quản lý hàng tồn kho.

EOQ tính toán số lượng đặt hàng lý tưởng để giảm thiểu tổng chi phí tồn kho, trong khi MOQ xác định số lượng nhỏ mà nhà cung cấp sẵn sàng bán. Cả hai đều quan trọng để tối ưu hóa mức tồn kho và giảm chi phí.

 

PHÂN TÍCH ABC

Phân tích ABC phân loại hàng tồn kho thành ba loại (A, B và C) dựa trên mức độ quan trọng và khối lượng.

Các mặt hàng 'A' có mức độ ưu tiên cao với sự kiểm soát chặt chẽ, 'B' ở mức trung bình và 'C' có tác động tài chính không đáng kể nhất. Việc ưu tiên này là cần thiết để kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả.

 

KHO HÀNG ĐÚNG KỊP THỜI

Quản lý hàng tồn kho đúng lúc (JIT) là chiến lược căn chỉnh các đơn đặt hàng nguyên liệu thô với lịch trình sản xuất để giảm thiểu chi phí tồn kho.

Điều này rất quan trọng đối với các doanh nghiệp muốn giảm thiểu chất thải và tăng hiệu quả trong quá trình sản xuất.

 

KHOẢN AN TOÀN

Hàng tồn kho an toàn là lượng hàng tồn kho bổ sung được lưu giữ nhằm ngăn ngừa tình trạng hết hàng do dự báo nhu cầu không chính xác hoặc gián đoạn chuỗi cung ứng.

Đây là bộ đệm quan trọng đảm bảo nhu cầu của khách hàng được đáp ứng mà không bị chậm trễ.

 

GIẢI THÍCH VỀ VÀO TRƯỚC-XUẤT TRƯỚC (FIFO) VS. VÀO CUỐI-XUẤT TRƯỚC (LIFO)

FIFO và LIFO là các phương pháp quản lý luồng chi phí tồn kho. FIFO giả định rằng những mặt hàng đầu tiên được lưu kho sẽ là những mặt hàng được bán đầu tiên, giúp giảm nguy cơ tồn kho lỗi thời.

LIFO, ít phổ biến hơn, sẽ lấy những hàng hóa nhập sau cùng là những hàng hóa được bán trước, có thể có lợi trong những tình huống thuế cụ thể.

 

SẮP XẾP LẠI CÁC KÍCH HOẠT

Các yếu tố kích hoạt đặt hàng lại là mức tồn kho được xác định trước để thúc đẩy lệnh mua mới.

Chúng rất quan trọng trong việc duy trì mức tồn kho và đảm bảo nguồn cung ổn định mà không bị tồn kho quá mức, đóng vai trò quan trọng trong hệ thống quản lý hàng tồn kho.

 

THEO DÕI LÔ

Theo dõi lô hàng giúp giám sát ngày sản xuất và ngày hết hạn của các lô hàng tồn kho.

Điều này rất quan trọng đối với khả năng truy xuất nguồn gốc trong trường hợp thu hồi và quản lý hàng tồn kho theo ngày hết hạn, duy trì tính toàn vẹn của chuỗi cung ứng.

 

KHO HÀNG KÝ GỬI

Hàng ký gửi cho phép các nhà bán lẻ dự trữ hàng hóa mà không cần mua trước; thanh toán chỉ được thực hiện sau khi bán.

Phương pháp này rất quan trọng đối với việc quản lý hàng tồn kho vì nó giúp giảm vốn của nhà bán lẻ trong hàng tồn kho và chuyển rủi ro về hàng tồn kho không bán được sang nhà cung cấp.

 

TỒN KHO VĨNH VIỄN

Hệ thống kiểm kê liên tục theo dõi mức tồn kho, cập nhật theo thời gian thực với mỗi lần bán và nhập kho.

Điều này rất cần thiết để có dữ liệu tồn kho chính xác, cho phép đặt hàng kịp thời và giảm lượng hàng tồn kho dư thừa.

 

DROPPING

Dropshipping là phương pháp hoàn tất đơn hàng bán lẻ trong đó cửa hàng không lưu trữ sản phẩm trong kho mà chuyển đơn đặt hàng của khách hàng và thông tin chi tiết về lô hàng cho nhà sản xuất hoặc nhà bán buôn, sau đó nhà sản xuất hoặc nhà bán buôn sẽ giao hàng trực tiếp đến khách hàng.

Phương pháp này rất quan trọng vì nó loại bỏ nhu cầu quản lý hàng tồn kho thực tế, giúp giảm đáng kể chi phí xử lý và lưu trữ.

 

SẢN XUẤT TINH TẾ

Sản xuất tinh gọn nhấn mạnh vào việc giảm thiểu chất thải trong hệ thống sản xuất mà không làm giảm năng suất.

Điều này rất quan trọng đối với việc quản lý hàng tồn kho vì nó thúc đẩy phương pháp tiếp cận đúng lúc, giảm thiểu lượng hàng tồn kho và giảm chi phí lưu kho.

 

KỸ THUẬT SIX SIGMA VÀ LEAN SIX SIGMA

Six Sigma và Lean Six Sigma tập trung vào cải tiến chất lượng và hiệu quả quy trình.

Chúng đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý hàng tồn kho bằng cách xác định và loại bỏ các lỗi trong quy trình, giúp giảm chi phí hàng tồn kho và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

 

DỰ BÁO CẦU HÀNG TỒN KHO

Dự báo nhu cầu tồn kho sử dụng dữ liệu bán hàng lịch sử để dự đoán nhu cầu của khách hàng và quản lý tồn kho phù hợp.

Điều này rất cần thiết để ngăn ngừa tình trạng hết hàng và tồn kho quá mức, giúp việc quản lý hàng tồn kho trở nên linh hoạt hơn và tiết kiệm chi phí hơn.

 

CHUYỂN ĐỔI

Cross-docking là một quy trình hậu cần trong đó sản phẩm từ nhà cung cấp hoặc nhà máy sản xuất được phân phối trực tiếp đến khách hàng hoặc chuỗi bán lẻ với thời gian xử lý hoặc lưu kho gần như bằng không.

Điều này rất quan trọng vì nó làm giảm nhu cầu về kho bãi đồng thời tăng tỷ lệ luân chuyển hàng tồn kho.

 

GIAO HÀNG SỐ LƯỢNG LỚN

Vận chuyển hàng rời liên quan đến việc vận chuyển số lượng lớn một sản phẩm duy nhất, có thể giúp giảm đáng kể chi phí vận chuyển.

Điều này rất quan trọng đối với việc quản lý hàng tồn kho vì nó có thể mang lại hiệu quả kinh tế theo quy mô, giúp các lô hàng lớn hơn tiết kiệm chi phí hơn.

 

SỐ LƯỢNG CHU KỲ

Đếm theo chu kỳ là một quy trình kiểm toán hàng tồn kho trong đó một tập hợp con nhỏ hàng tồn kho tại một địa điểm cụ thể được đếm vào một ngày cụ thể. Nó trái ngược với việc đếm hàng tồn kho thực tế truyền thống, trong đó các hoạt động bị dừng lại để đếm tất cả hàng tồn kho.

Việc đếm theo chu kỳ ít gây gián đoạn và chính xác hơn, cho phép xác minh thường xuyên độ chính xác của hàng tồn kho và cung cấp thông tin chi tiết liên tục về mức hàng tồn kho mà không cần ngừng hoạt động.

 

TẦM QUAN TRỌNG CỦA QUẢN LÝ, KIỂM SOÁT VÀ TỐI ƯU HÓA HÀNG TỒN KHO

Các phương pháp quản lý, kiểm soát và tối ưu hóa hàng tồn kho hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự cân bằng tinh tế giữa lượng hàng tồn kho quá nhiều và quá ít.

Họ đảm bảo rằng vốn không bị ràng buộc không cần thiết trong kho, ngăn ngừa tình trạng hết hàng có thể dẫn đến mất doanh số. Những phương pháp này có thể dẫn đến cải thiện dòng tiền, mức độ dịch vụ khách hàng tốt hơn và khả năng phản ứng nhanh với những thay đổi của thị trường.

 

TỒN KHO ẢNH HƯỞNG ĐẾN HẬU CẦN NHƯ THẾ NÀO

Mức tồn kho ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động hậu cần; việc có đúng loại hàng tồn kho ở đúng nơi vào đúng thời điểm là điều cần thiết để hậu cần hiệu quả.

Mức tồn kho cao có thể gây ra tình trạng tắc nghẽn và làm tăng chi phí lưu trữ, trong khi mức tồn kho thấp hơn có thể dẫn đến vận chuyển không hiệu quả và chi phí vận chuyển cao hơn cho việc bổ sung hàng khẩn cấp.

 

KIỂU QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO ERP

Quản lý hàng tồn kho ERP kết hợp mọi khía cạnh của hệ thống hàng tồn kho của công ty thành một hệ thống thống nhất, bao gồm theo dõi, quản lý và dự báo.

Phương pháp này cung cấp cái nhìn toàn diện về hàng tồn kho, hợp lý hóa quy trình và có thể cải thiện hiệu quả tổng thể.

 

QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO BÁN LẺ VÀ SẢN XUẤT

Quản lý hàng tồn kho trong bán lẻ tập trung vào việc đảm bảo có đủ sản phẩm đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng trong khi quản lý hàng tồn kho trong sản xuất đảm bảo luôn có sẵn vật liệu sản xuất mà không bị tồn kho quá mức.

Cả hai đều yêu cầu các chiến lược tối ưu hóa mức tồn kho, mặc dù bán lẻ chịu ảnh hưởng trực tiếp hơn bởi xu hướng của người tiêu dùng, trong khi lịch trình sản xuất và thời gian giao hàng của nhà cung cấp ảnh hưởng đến sản xuất.

 

Câu hỏi thường gặp

Khám phá những điều cốt yếu của quản lý hàng tồn kho với những câu hỏi thường gặp được giải đáp ngắn gọn dưới đây.

QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO CÓ NHIỀU CÔNG VIỆC GÌ?

Quản lý hàng tồn kho giám sát mức tồn kho, quản lý đơn hàng và dự báo nhu cầu để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.

CÓ 4 LOẠI HÀNG TỒN KHO NÀO?

Bốn loại hàng tồn kho là nguyên vật liệu, sản phẩm đang sản xuất, thành phẩm và bảo trì, sửa chữa và vận hành (MRO).

3 KỸ THUẬT QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO CHÍNH LÀ GÌ?

Ba kỹ thuật chính là Just-In-Time, Phân tích ABC và Lượng đặt hàng kinh tế (EOQ).

 

TÓM TẮT KỸ THUẬT QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO

Quản lý hàng tồn kho hiệu quả là nền tảng cho hoạt động kinh doanh thành công, đảm bảo mức tồn kho được cân bằng, nhu cầu của khách hàng được đáp ứng và chi phí tồn kho được giảm thiểu.

 

Các doanh nghiệp có thể nâng cao khả năng quản lý chuỗi cung ứng và duy trì lợi thế cạnh tranh trên thị trường hiện nay bằng cách sử dụng các kỹ thuật quản lý hàng tồn kho chiến lược, chẳng hạn như Just-In-Time và Economic Order Quantity.

Ngoài ra, những tiến bộ trong phần mềm quản lý hàng tồn kho đã giúp các công ty dễ dàng theo dõi và quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn, từ đó tối ưu hóa hơn nữa quy trình quản lý hàng tồn kho.

 

Để biết thêm thông tin về dịch vụ đại lý vận chuyển Trung Quốc, vui lòng liên hệ với kapopklog logistics.