Làm thế nào để quản lý hàng tồn kho đường ống?
Làm thế nào để quản lý hàng tồn kho đường ống?
Kiểm kê đường ống đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động trơn tru của các doanh nghiệp trong các ngành khác nhau. Nói một cách đơn giản, nó đề cập đến hàng hóa đang được vận chuyển giữa nhà sản xuất, nhà phân phối hoặc nhà bán lẻ và chưa có sẵn để bán. Quản lý hợp lý loại hàng tồn kho này là điều cần thiết để duy trì chuỗi cung ứng hiệu quả, giảm chi phí và cải thiện sự hài lòng của khách hàng.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá khoảng không quảng cáo trong quy trình là gì, tại sao việc quản lý nó một cách hiệu quả lại quan trọng và cách doanh nghiệp có thể tính toán tồn kho trong quy trình và tối ưu hóa nó. Chúng ta cũng sẽ thảo luận về các chiến lược cải thiện việc quản lý hàng tồn kho tổng thể và nêu bật các công cụ có thể đơn giản hóa quy trình.
Hàng tồn kho đường ống là gì?
Kiểm kê đường ống đề cập đến các sản phẩm hoặc nguyên liệu hiện đang được vận chuyển giữa hai địa điểm, chẳng hạn như từ nhà cung cấp đến nhà sản xuất hoặc từ nhà kho đến cửa hàng. Không giống như các loại hàng tồn kho khác được lưu trữ hoặc sẵn sàng để bán, hàng tồn kho đường ống bao gồm hàng hóa vẫn đang được vận chuyển.
Sự khác biệt chính giữa kiểm kê đường ống và các hình thức khác, như tách hàng tồn kho hoặc tồn kho an toàn, là vị trí của nó. Hàng tồn kho đường ống đang được vận chuyển, bên ngoài kho, trong khi hàng tồn kho khác ở trạng thái cố định và nằm trong tầm kiểm soát của công ty.
Ví dụ: một công ty quần áo có thể có hàng nghìn sản phẩm được vận chuyển từ nhà cung cấp nước ngoài đến các trung tâm phân phối ở Hoa Kỳ. Cho đến khi những đơn vị đó đến nơi, chúng được coi là hàng tồn kho trong đường ống.
Kiểm kê theo đường ống là phổ biến trong các ngành có chuỗi cung ứng dài, như sản xuất, bán lẻ và thương mại điện tử. Các doanh nghiệp trong các lĩnh vực này cần theo dõi cẩn thận lượng hàng tồn kho này để giữ cho kế hoạch sản xuất và bán hàng đi đúng hướng.
Tầm quan trọng của việc quản lý hàng tồn kho trong quy trình
Quản lý tốt hàng tồn kho trong đường ống là chìa khóa để duy trì hoạt động kinh doanh hiệu quả và có lợi nhuận. Vì hàng tồn kho này không có sẵn để bán ngay nên nó có thể gây ra sự cố cho chuỗi cung ứng nếu không được theo dõi đúng cách.
Ngoài ra, việc giữ quá nhiều hàng tồn kho trong đường ống có thể làm tăng vốn lưu động và làm tăng chi phí liên quan đến lưu kho, vận chuyển và bảo hiểm.
Hệ thống kiểm kê đường ống được quản lý tốt giúp doanh nghiệp duy trì luồng hàng hóa ổn định, giảm nguy cơ hết hàng hoặc tồn kho quá mức, cả hai điều này đều có thể tác động tiêu cực đến sự hài lòng của khách hàng.
Quản lý hàng tồn kho này một cách hiệu quả cũng cải thiện hiệu suất của chuỗi cung ứng bằng cách đảm bảo hàng hóa đến kịp thời, phù hợp với dự báo nhu cầu của khách hàng và lịch trình sản xuất.
Quản lý hàng tồn kho đường ống hiệu quả mang lại một số lợi ích, bao gồm:
Giảm chi phí nắm giữ: Bằng cách giảm thiểu nhu cầu lưu kho hoặc lưu kho bổ sung, doanh nghiệp giảm chi phí liên quan đến lưu kho, bảo hiểm và bảo trì hàng hóa.
Cải thiện dòng tiền: Quản lý hàng tồn kho trong quy trình một cách hiệu quả giúp giảm lượng hàng tồn kho dư thừa và giải phóng tiền mặt mà lẽ ra sẽ bị dồn vào các sản phẩm không sử dụng.
Nâng cao sự hài lòng của khách hàng: Quản lý kịp thời đảm bảo rằng sản phẩm luôn có sẵn khi cần, dẫn đến thời gian giao hàng nhanh hơn và khách hàng hài lòng hơn.
Tăng hiệu quả hoạt động: Bằng cách điều chỉnh hàng tồn kho trong quy trình sản xuất với dự báo nhu cầu, doanh nghiệp có thể hợp lý hóa quy trình sản xuất, giảm thời gian ngừng hoạt động và tránh tồn kho quá mức.
Những lợi ích này nêu bật giá trị của việc quản lý hàng tồn kho theo quy trình và tích hợp nó vào các chiến lược quản lý hàng tồn kho rộng hơn.
Tính toán tồn kho đường ống
Tính toán hàng tồn kho trong đường ống rất quan trọng để theo dõi hàng hóa đang vận chuyển và dự đoán nhu cầu trong tương lai. Để làm được điều này, các doanh nghiệp thường nhân số ngày hàng hóa được vận chuyển với nhu cầu trung bình hàng ngày đối với hàng hóa đó.
Phương pháp tính toán từng bước
Công thức kiểm kê đường ống rất đơn giản:
Kiểm kê quy trình= Thời gian thực hiện (ngày) × Tỷ lệ nhu cầu (đơn vị/ngày)
Ví dụ: nếu thời gian sản xuất của một công ty là 10 ngày và nhu cầu hàng ngày của họ là 500 đơn vị, ví dụ về tồn kho đường ống của họ sẽ là:
Kiểm kê quy trình= 10 ngày × 500 đơn vị/ngày=5,000 đơn vị
Tính toán này cho phép doanh nghiệp hiểu được lượng hàng hóa đang được vận chuyển tại bất kỳ thời điểm nào, giúp họ cân bằng cung và cầu.
Công cụ và phần mềm để tính toán chính xác
Một số công cụ và giải pháp phần mềm có thể hỗ trợ theo dõi và quản lý hàng tồn kho trong quy trình chính xác hơn:
Hệ thống quản lý hàng tồn kho: Các hệ thống này tự động hóa việc theo dõi mức tồn kho, bao gồm cả tồn kho trong kho. Nó đảm bảo hồ sơ chính xác và sắp xếp lại kịp thời.
Phần mềm ERP: Phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tích hợp nhiều chức năng kinh doanh khác nhau, bao gồm quản lý hàng tồn kho và chuỗi cung ứng, để cung cấp cái nhìn toàn diện về hoạt động.
Công cụ quản lý chuỗi cung ứng: Những công cụ này giúp doanh nghiệp lập kế hoạch và giám sát sự di chuyển của hàng hóa trong suốt chuỗi cung ứng, cung cấp khả năng hiển thị theo thời gian thực về mức tồn kho.
Sử dụng công nghệ để theo dõi hàng tồn kho trong quy trình đảm bảo độ chính xác cao hơn, giảm lỗi thủ công và tối ưu hóa quy trình quản lý tổng thể.
Tách hàng tồn kho là gì?
Việc tách hàng tồn kho, thường được sử dụng làm khoảng đệm giữa các giai đoạn sản xuất khác nhau, là một loại hàng tồn kho quan trọng khác. Nó hoạt động như một biện pháp bảo vệ chống lại sự chậm trễ trong sản xuất bằng cách giữ một lượng dự trữ sẵn sàng để sử dụng nếu có vấn đề với nhà cung cấp hoặc sự cố thiết bị.
Không giống như kiểm kê đường ống, kiểm kê tách rời được lưu trữ tại chỗ và có sẵn ngay để sử dụng trong sản xuất.
Ví dụ, trong một nhà máy sản xuất ô tô, một công ty có thể dự trữ thêm má phanh để phân tách hàng tồn kho. Nếu có sự chậm trễ trong việc nhận má phanh từ nhà cung cấp, nhà máy có thể tiếp tục sản xuất bằng cách sử dụng kho tách rời, ngăn chặn việc dừng hoàn toàn dây chuyền lắp ráp.
Trong khi hàng tồn kho trong đường ống tồn tại trong quá trình vận chuyển, việc tách hàng tồn kho được lưu trữ một cách chiến lược để ngăn chặn thời gian ngừng hoạt động trong sản xuất. Cả hai loại hàng tồn kho đều đóng vai trò là bộ đệm, nhưng hàng tồn kho trong đường ống tập trung vào tính liên tục của chuỗi cung ứng, trong khi hàng tồn kho tách rời tập trung vào hiệu quả sản xuất nội bộ.
Tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho
Quản lý hàng tồn kho hiệu quả đảm bảo doanh nghiệp có đúng sản phẩm ở đúng nơi vào đúng thời điểm. Dưới đây là một số chiến lược chính để tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho.
Triển khai hệ thống kiểm kê đúng lúc (JIT)
Hệ thống kiểm kê đúng lúc (JIT) nhằm mục đích giảm thiểu số lượng hàng tồn kho mà doanh nghiệp nắm giữ bằng cách đặt hàng ngay trước khi chúng cần thiết trong sản xuất hoặc để bán.
JIT giúp giảm chi phí lưu giữ và lãng phí nhưng có thể gặp khó khăn khi thực hiện khi xử lý thời gian thực hiện dài, như đã thấy với kiểm kê đường ống. Mặc dù JIT hoạt động hiệu quả đối với các công ty có chuỗi cung ứng ổn định nhưng nó có thể gặp rủi ro nếu có sự chậm trễ không mong muốn trong quá trình vận chuyển.
Tăng cường mối quan hệ với nhà cung cấp
Mối quan hệ nhà cung cấp mạnh mẽ là điều cần thiết để quản lý hàng tồn kho đường ống hiệu quả. Giao tiếp và phối hợp tốt có thể giúp doanh nghiệp lường trước sự chậm trễ tiềm ẩn, điều chỉnh đơn đặt hàng khi cần thiết và đảm bảo hàng hóa được giao đúng hẹn.
Các chiến lược như họp thường xuyên, kỳ vọng minh bạch và đánh giá hiệu suất có thể củng cố các mối quan hệ này và giảm thiểu sự gián đoạn trong chuỗi cung ứng.
Sử dụng phần mềm quản lý kho
Phần mềm quản lý hàng tồn kho hiện đại cung cấp một số tính năng có thể hợp lý hóa quy trình, bao gồm:
Theo dõi thời gian thực: Cho phép doanh nghiệp theo dõi tình trạng tồn kho đường ống theo thời gian thực.
Tự động sắp xếp lại: Đảm bảo mức tồn kho duy trì ở mức tối ưu bằng cách tự động đặt hàng khi lượng hàng tồn kho giảm xuống dưới một ngưỡng nhất định.
Dự báo nhu cầu: Dự đoán nhu cầu tồn kho trong tương lai dựa trên xu hướng hiệu suất tồn kho trong quá khứ, giúp doanh nghiệp lập kế hoạch hiệu quả hơn.
Sử dụng phần mềm để quản lý hàng tồn kho trong quy trình giúp giảm nguy cơ hết hàng, tồn kho quá mức và các lỗi thủ công gây tốn kém.
Kiểm tra và đánh giá hàng tồn kho thường xuyên
Việc tiến hành kiểm tra thường xuyên quy trình sản xuất và các loại hàng tồn kho khác giúp đảm bảo rằng mức tồn kho của doanh nghiệp là chính xác và không có hàng tồn kho nào bị thất lạc hoặc thiếu sót.
Trong quá trình kiểm toán, các công ty nên so sánh mức tồn kho thực tế với số lượng được ghi lại, xem xét hiệu quả của chuỗi cung ứng và điều chỉnh dự báo nhu cầu nếu cần.
Phần kết luận
Hàng tồn kho theo đường ống đóng một vai trò quan trọng trong dòng hàng hóa xuyên suốt chuỗi cung ứng, ảnh hưởng đến mọi thứ từ dòng tiền đến sự hài lòng của khách hàng. Quản lý nó một cách hiệu quả đảm bảo rằng các doanh nghiệp có thể đáp ứng nhu cầu mà không cần phải dồn quá nhiều vốn vào những hàng hóa chưa có sẵn để bán.
Bằng cách tính toán lượng hàng tồn kho trong quy trình, sử dụng các công cụ phù hợp và cải thiện chiến lược quản lý, doanh nghiệp có thể hoạt động trơn tru hơn, thúc đẩy dòng tiền và cắt giảm chi phí phát sinh.
Quản lý hàng tồn kho giúp các công ty duy trì tính cạnh tranh trong một thị trường có nhịp độ nhanh. Với sự hiểu biết rõ ràng về hàng tồn kho trong đường ống, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định thông minh hơn, giảm rủi ro và cải thiện hiệu suất chuỗi cung ứng của mình.
