Lựa chọn và tích hợp nhà môi giới hải quan phù hợp – yếu tố then chốt cho các nhà kinh doanh toàn cầu

Công ty của bạn có xuất khẩu sang các quốc gia khác nhau không và nhóm của bạn đang gặp khó khăn trong việc tuân thủ tất cả các quy định hải quan địa phương?

Bạn có đang giao dịch với các quốc gia có luật hải quan khiến việc quản lý gần như không thể thực hiện được nếu không có các nhà môi giới hải quan địa phương? Hoặc khối lượng hàng hóa bạn nhập hoặc xuất quá nhỏ để có thể đáp ứng nhu cầu của cơ quan hải quan nội bộ của bạn? Sau đó, bạn có hai lựa chọn để giải quyết thách thức: bạn có thể đàm phán các điều kiện incoterms với các đối tác thương mại của mình để buộc họ phải giải quyết các thủ tục hải quan từ phía họ. Hoặc bạn có thể thuê đại lý hải quan để quản lý thủ tục hải quan cho bạn.

Phương án đầu tiên không phải lúc nào cũng khả thi vì khách hàng thường đòi nhận hàng đã thông quan. Lựa chọn thứ hai, thuê một nhà môi giới hải quan, có nghĩa là bạn không cần phải có kiến ​​thức cụ thể về quy trình hải quan khi giao dịch với đối tác kinh doanh nước ngoài và bạn tiết kiệm được rất nhiều công việc hành chính. Nhưng quản lý hải quan không bao giờ có thể là một chủ đề “xa mặt, cách mặt”.

Không ít bởi vì không phải người đại lý hải quan mà chính công ty nộp tờ khai là người chịu trách nhiệm đảm bảo tính chính xác của nó. Và ở nhiều nước, việc cung cấp thông tin không chính xác trên tờ khai hải quan là phạm tội. Vì vậy, không ai chịu trách nhiệm quản lý hải quan có thể không quan tâm đến cách thức hoạt động của đại lý hải quan của họ.

Nhưng những khía cạnh quan trọng để lựa chọn một nhà môi giới hải quan là gì? Có một loạt các câu hỏi cần được xem xét:

Thứ nhất, nhà môi giới có chuyên môn phù hợp với công ty và ngành của bạn không? Họ có tài liệu tham khảo từ các hiệp hội ngành nghề hoặc phòng thương mại nước ngoài không? Họ sử dụng đội ngũ nhân viên có trình độ của riêng mình hay họ làm việc với mạng lưới các nhà thầu phụ? Họ có những liên hệ cần thiết với cơ quan hải quan không?

Thứ hai, bạn sẽ tích hợp nhà môi giới hải quan vào các quy trình nội bộ của mình như thế nào? Bạn sẽ truyền tải thông tin và chứng từ cần thiết cho việc khai hải quan bằng cách nào? Bạn sẽ nhận được phản hồi như thế nào và nhà môi giới hải quan sẽ cung cấp cho bạn dữ liệu và tài liệu để lưu hồ sơ như thế nào?

Và thứ ba, bạn dự định đánh giá hiệu quả hoạt động của đại lý hải quan như thế nào, tốc độ của họ như thế nào và liệu tờ khai hải quan có khớp với chứng từ và hướng dẫn của bạn không? Bạn có thường xuyên bị cơ quan hải quan khiếu nại hoặc bị phạt vì khai sai?

Điều quan trọng cần nhớ là thông quan không chỉ là đưa hàng hóa qua hải quan một cách nhanh chóng mà còn là tối ưu hóa thuế hải quan để giúp doanh nghiệp của bạn cạnh tranh hơn trên thị trường toàn cầu. Một yếu tố khác quyết định liệu mối quan hệ của bạn với đại lý hải quan có hiệu quả hay không là mức độ hiệu quả trong tương tác hàng ngày của bạn.

Mặc dù hầu hết các công ty có đội ngũ hải quan nội bộ đều có kết nối trực tiếp với hệ thống CNTT của cơ quan hải quan, nhưng trường hợp này rất hiếm khi xảy ra với các đại lý hải quan. Hầu như luôn có những khoảng trống trong luồng thông tin kỹ thuật số khi giao tiếp với các nhà môi giới. Người gửi hàng thường gửi email đến người môi giới hải quan kèm theo hướng dẫn làm thủ tục hải quan và các tài liệu cần thiết kèm theo. Sau đó, nhân viên nhập dữ liệu của đại lý sẽ nhập dữ liệu này theo cách thủ công vào hệ thống của họ để tạo tờ khai hải quan. Việc này tương đối tốn nhiều công sức và dễ xảy ra lỗi.

Việc liên kết trực tiếp các đại lý hải quan với hệ thống CNTT của khách hàng sẽ đảm bảo quy trình hợp lý hơn nhiều. Việc đồng bộ hóa tự động giữa hướng dẫn của khách hàng và tuyên bố của người môi giới sẽ giúp xác định và phân tích bất kỳ sự khác biệt nào, đồng thời đảm bảo lưu trữ hồ sơ chính xác. Quản lý hải quan hiệu quả ngày nay thực sự phụ thuộc vào CNTT tích hợp giữa đại lý hải quan và khách hàng của họ. Ngoài việc đẩy nhanh quy trình hải quan, nó sẽ giảm đáng kể rủi ro trách nhiệm pháp lý của nhà nhập khẩu và xuất khẩu đối với những sai sót do nhà cung cấp dịch vụ của họ gây ra.